Vous cherchez à louer un photocopieur pour votre entreprise ? Vous vous demandez quelles sont les différences entre l’achat et la location ? Vous voulez comprendre comment fonctionnent les contrats tout compris et si c’est vraiment avantageux ?
Excellente question ! La location de photocopieurs s’est imposée comme la solution de référence pour la plupart des entreprises. Et pour cause : elle offre une flexibilité et des services que l’achat ne peut pas égaler.
Vous allez découvrir pourquoi tant d’entreprises font ce choix, quels sont les différents types de contrats disponibles, et surtout comment choisir l’offre qui correspond parfaitement à vos besoins. Des tarifs aux services inclus, en passant par les critères techniques à vérifier : tout y passe.
Prêt à explorer cette solution qui pourrait bien transformer votre gestion documentaire ? C’est parti !
Pourquoi choisir la location plutôt que l’achat de photocopieur ?
La location de photocopieurs présente des avantages que l’achat ne peut tout simplement pas offrir. Le premier, c’est la préservation de votre trésorerie. Plutôt que d’immobiliser plusieurs milliers d’euros sur un équipement, vous étalez l’investissement sur 18 à 63 mois selon votre préférence.
Mais ce n’est que la partie émergée de l’iceberg. Avec la location, vous accédez à un parc multi-marques impressionnant : Canon, Ricoh, Sharp, Konica Minolta, HP, Toshiba, Kyocera, Lexmark. Certains loueurs gèrent près de 200 000 photocopieurs, ce qui vous donne une idée de leur expertise.
Le vrai plus, c’est que vous n’êtes jamais coincé avec du matériel obsolète. Votre photocopieur tombe en panne définitivement ? Il est remplacé. Les besoins de votre entreprise évoluent ? Vous pouvez faire évoluer votre contrat. Vous déménagez ? Le matériel vous suit.
Cette flexibilité s’accompagne d’une simplicité de gestion appréciable. Plus besoin de gérer les stocks de consommables, de chercher un réparateur fiable, ou de surveiller les mises à jour. Tout est pris en charge par votre prestataire.
Les différents types de contrats de location
Vous avez plusieurs options pour structurer votre contrat de location, chacune avec ses spécificités.
La location classique
C’est la formule la plus simple. Vous payez un loyer mensuel fixe pour utiliser l’équipement. Durée standard de 3 à 5 ans, avec possibilité de renouveler ou de changer de matériel en fin de contrat. Cette option convient bien quand vos volumes d’impression sont prévisibles.
Le leasing et leaseback
Le leasing ressemble à un crédit : vous devenez propriétaire du matériel en fin de contrat après avoir payé toutes les mensualités. Le leaseback, lui, vous permet de ‘vendre’ un équipement que vous possédez déjà à un organisme financier, puis de le louer. Pratique pour libérer de la trésorerie.
Le contrat ‘Coût par copie’ ou ‘All-In’
Voici la formule qui révolutionne la gestion documentaire. Vous payez uniquement ce que vous imprimez, avec un forfait mensuel qui inclut absolument tout : matériel, maintenance, consommables, intervention, hotline. Les volumes standard vont de 4 000 à 25 000 impressions couleur, avec possibilité d’augmenter selon vos besoins.
Cette formule ‘All-In’ présente un avantage majeur : vous connaissez exactement votre coût à la page avant même de signer. Fini les mauvaises surprises sur les factures de toner !
Ce que comprend un contrat ‘tout compris’
Quand on parle de contrat tout compris, voici concrètement ce qui est inclus dans votre mensualité :
La livraison et l’installation sont systématiquement prises en charge. Vos équipes n’ont rien à faire : les techniciens arrivent, installent, paramètrent et forment vos utilisateurs sur place.
La maintenance préventive et curative représente le cœur de l’offre. Intervention standard sous 8 heures, jusqu’à 2 heures pour les activités critiques. Les statistiques parlent d’elles-mêmes : 95% des pannes sont réparées dès le premier passage du technicien.
Tous les consommables sont fournis : toner noir et couleur (avec des rendements allant de 18 000 à 40 000 pages selon les modèles), tambours, unités de fusion, kit de maintenance. Vous ne vous occupez de rien.
La hotline technique vous accompagne pour résoudre les petits problèmes du quotidien. Bourrage papier, message d’erreur, configuration réseau : l’assistance téléphonique traite souvent le problème sans déplacement.
Enfin, le renouvellement ou échange du matériel est prévu dans le contrat. Panne irréparable, évolution de vos besoins, fin de vie du modèle : votre prestataire assure la continuité de service.
Comment choisir le bon modèle de photocopieur en location
Le choix de votre photocopieur dépend de plusieurs critères techniques qu’il faut bien évaluer en amont.
Format A4 ou A3 : une question de besoin
Les photocopieurs A4 conviennent à la plupart des bureaux. Compacts, ils s’intègrent facilement dans un espace restreint. Les modèles A3, plus volumineux, sont indispensables si vous imprimez régulièrement des plans, des affiches ou des documents de grand format.
Vitesse d’impression en pages par minute (ppm)
C’est un critère déterminant selon votre volume. Les modèles d’entrée de gamme proposent 20 à 35 ppm (pages par minute), parfaits pour un usage modéré. Pour les gros volumes, orientez-vous vers du 45 à 100+ ppm. Vous trouvez des modèles à 23, 25, 30, 33, 35, 42, 43, 45, 51 ppm selon vos besoins exacts.
Capacité papier et options de finition
Les capacités standard vont de 250 à 1 200 feuilles. Mais si vous imprimez beaucoup, certains modèles acceptent jusqu’à 2 300, voire 6 300+ feuilles avec les bacs supplémentaires. Agrafage, perforation, pliage : les options de finition évitent les manipulations manuelles.
Résolution et qualité d’impression
Pour du texte courant, 600 dpi suffisent largement. Si vous imprimez des images ou des présentations avec beaucoup de graphiques, visez 1200 dpi minimum. La résolution en dpi (points par pouce) détermine directement la finesse du rendu.
Connectivité et fonctionnalités modernes
Wi-Fi, AirPrint, impression mobile, OCR intégré, sécurité par badge : ces fonctionnalités sont devenues standard sur les modèles récents. L’écran tactile simplifie l’utilisation, tandis que le contrôle d’accès sécurise vos impressions confidentielles.
Tarifs et durées de contrat en location photocopieur
Les tarifs varient énormément selon le modèle choisi, le volume prévu et le type de contrat. Voici quelques repères pour vous donner une idée.
| Type de photocopieur | Loyer mensuel (indicatif) | Coût par page N&B | Coût par page couleur |
|---|---|---|---|
| Photocopieur A4 – 20-25 ppm | 45-80€ HT/mois | 0,008-0,012€ | 0,045-0,065€ |
| Photocopieur A3 – 30-35 ppm | 85-150€ HT/mois | 0,010-0,015€ | 0,050-0,075€ |
| Photocopieur A3 – 45-55 ppm | 150-280€ HT/mois | 0,012-0,018€ | 0,055-0,085€ |
| Photocopieur haut volume – 80+ ppm | 300-600€ HT/mois | 0,015-0,025€ | 0,065-0,120€ |
Ces tarifs sont donnés à titre indicatif et peuvent varier selon les négociations, les volumes garantis et les services inclus. Les durées de contrat s’échelonnent généralement de 18 à 63 mois, avec des options privilégiées à 36 mois (3 ans) et 60 mois (5 ans).
Le contrat ‘coût par copie’ change la donne : vous payez un forfait mensuel minimum, puis chaque page imprimée. Cette formule convient particulièrement aux entreprises avec des volumes fluctuants.
Le processus de location : de la demande à l’installation
Louer un photocopieur, c’est plus simple que vous ne l’imaginez. Les prestataires ont optimisé leurs processus pour une mise en service rapide.
Tout commence par une demande de devis en ligne ou par téléphone. Vous précisez vos besoins : volume mensuel estimé, format souhaité (A4/A3), fonctionnalités indispensables, budget approximatif. Les demandes sont généralement traitées en 24 heures.
Un commercial vous recontacte pour affiner l’analyse de vos besoins. Cette étape permet de vous proposer 2-3 modèles adaptés, avec leurs caractéristiques techniques et leurs coûts. N’hésitez pas à négocier les conditions, surtout si vous prévoyez plusieurs équipements.
Une fois le matériel choisi et le contrat signé, la livraison intervient sous 48 à 72 heures en moyenne. L’installation et le paramétrage sont réalisés par un technicien qui forme également vos utilisateurs aux principales fonctions.
Votre photocopieur est opérationnel, les consommables sont installés, les codes d’accès configurés : vous pouvez commencer à imprimer immédiatement.
Service après-vente et garanties de performance
Le service après-vente fait la différence entre un bon et un excellent prestataire de location. Voici les standards que vous devez exiger.
Le délai d’intervention standard est fixé à 8 heures ouvrées maximum. Pour les activités critiques (médical, juridique, finance), certains prestataires proposent une intervention prioritaire sous 2 heures. Ces délais sont généralement respectés dans 95% des cas.
La hotline technique reste votre premier recours. Disponible du lundi au vendredi, elle résout souvent les problèmes simples par téléphone : bourrage papier, remplacement cartouche, configuration réseau. Un gain de temps pour tout le monde.
En cas de panne majeure nécessitant plusieurs jours de réparation, le prêt d’un matériel de remplacement est prévu dans la plupart des contrats. Votre activité continue, c’est l’essentiel.
Les pièces d’usure et consommables sont livrés automatiquement quand le niveau devient bas. Les photocopieurs modernes transmettent ces informations à distance, évitant les ruptures de stock.
Optimisation des coûts et gestion de parc
Quelques astuces vous permettent d’optimiser vos coûts d’impression et de simplifier la gestion de votre parc.
Surveillez l’indice TEC (consommation électrique) lors du choix de votre matériel. Les photocopieurs récents consomment beaucoup moins que les anciens modèles, surtout en veille. Cette donnée impacte directement votre facture électrique.
Le temps de préchauffage et le délai d’impression de la première page influencent l’efficacité de vos équipes. Les modèles les plus performants sortent la première page en moins de 10 secondes, même après une période d’inactivité.
Activez les fonctions d’éco-impression : recto-verso automatique, impression 2 pages par feuille, mode brouillon pour les documents internes. Ces réglages peuvent diviser vos coûts par deux sur certains types d’impression.
Si vous gérez plusieurs sites, négociez un contrat groupe avec gestion centralisée. Les volumes cumulés vous donnent un meilleur pouvoir de négociation, et la gestion administrative est simplifiée.
Enfin, surveillez vos statistiques d’impression. La plupart des photocopieurs professionnels génèrent des rapports détaillés : volume par utilisateur, répartition couleur/noir et blanc, pics d’activité. Ces données vous aident à optimiser votre parc et à anticiper vos besoins futurs.
Questions fréquentes sur la location de photocopieurs
Quelle est la durée minimum d’un contrat de location photocopieur ?
La durée minimum standard est de 18 mois, mais la plupart des prestataires privilégient des contrats de 36 mois (3 ans). Les contrats courts (moins de 2 ans) incluent souvent un surcoût mensuel pour compenser l’amortissement accéléré du matériel.
Peut-on louer un photocopieur pour une courte durée ?
Oui, la location courte durée existe pour des besoins ponctuels : remplacement temporaire, surcroît d’activité, événement spécial. Comptez sur des tarifs journaliers ou hebdomadaires plus élevés qu’un contrat classique, mais cette flexibilité peut s’avérer précieuse.
Les consommables sont-ils vraiment inclus dans tous les contrats ?
Dans les contrats ‘All-In’ ou ‘coût par copie’, tous les consommables sont inclus : toner, tambours, kits de maintenance. En location classique, cela dépend des conditions négociées. Vérifiez ce point avant de signer, car les consommables représentent un coût significatif.
Que se passe-t-il en fin de contrat de location ?
Vous avez généralement trois options : renouveler avec le même matériel (tarif réduit), changer pour un modèle plus récent, ou arrêter la location. Le prestataire récupère l’ancien matériel et se charge du reconditionnement ou du recyclage.
Un particulier peut-il louer un photocopieur professionnel ?
Techniquement oui, mais les prestataires ciblent principalement les professionnels. Les volumes minimum et les conditions de crédit sont pensés pour les entreprises. Pour un usage domestique, l’achat d’une imprimante multifonction reste plus économique.
Comment sont calculés les tarifs en contrat ‘coût par copie’ ?
Vous payez un forfait mensuel minimum qui inclut un certain volume de copies (par exemple 1000 copies N&B + 200 couleurs). Au-delà, chaque copie supplémentaire est facturée selon un barème dégressif. Plus vous imprimez, moins le coût unitaire est élevé.
La maintenance est-elle vraiment efficace en location ?
C’est l’un des points forts de la location. Les prestataires ont intérêt à maintenir le matériel en parfait état puisqu’ils en restent propriétaires. Les statistiques montrent 95% de pannes résolues au premier passage, avec des délais d’intervention respectés dans 9 cas sur 10.
